Andmekaitsetingimused

Põltsamaa Vallavalitsuse andmekaitsetingimused

1. Isikuandmete töötlemine

1. 1. Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Eelkõige on füüsiline isik tuvastatav identifitseerimistunnuse (nimi, isikukood, elukoht, asukoht, e-posti aadress, telefoninumber, võrguidentifikaator) või ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal.

1.2. Eri liiki isikuandmed on isikuandmed, mis sisaldavad rassilist või etnilist päritolu, poliitilisi vaateid, usulisi või filosoofilisi veendumusi või ametiühingusse kuulumist, geneetilisi andmeid, füüsilise isiku kordumatuks tuvastamiseks kasutatavaid biomeetrilisi andmeid, terviseandmeid või andmeid füüsilise isiku seksuaalelu ja seksuaalse sättumuse kohta.

1.3. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming.

1.4. Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Parlamendi ja Nõukogu Määrusest (EL) 2016/679 (isikuandmete kaitse üldmäärus), isikuandmete kaitse seadusest, muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

1.5. Isikuandmete kaitse reeglid ei kehti juriidiliste isikute ja asutuste andmete kohta, samuti juhul, kui teave ei võimalda isikut mõistlike pingutustega tuvastada.

 

2. Isikuandmete töötlemise põhimõtted

2.1. Isikuandmete töötlemine on seaduslik, õiglane ja läbipaistev.

2.2. Isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse eesmärgipäraselt ja minimaalselt, st asja lahendamiseks vajalikus vähimas mahus.

2.3. Isikuandmed on õiged, vajadusel tagatakse nende parandamine.

2.4. Isikuandmeid säilitatakse Põltsamaa Vallavalitsuses vastavalt dokumentide loetelus märgitud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse ja isikuandmed kustutatakse.

2.5. Isikuandmete töötlemisel kasutatakse turvameetmeid, mis kaitsevad neid ebaseadusliku juurdepääsu, ​juhusliku kaotamise ja hävimise eest.​

 

3. Töötleme Teie isikuandmeid järgmistel juhtudel ja ulatuses:

3.1. kui esitate meile märgukirja, teabenõude, vaide, selgitustaotluse või muu avalduse (edaspidi: avaldus), registreerime dokumendiregistris avalduse esitamise kuupäeva, esitaja isikunime ja tema kontaktandmed ning säilitame avalduse kuni seaduses sätestatud säilitustähtajani või muu meie haldusaktiga määratud säilitustähtajani, arvestades dokumendi kasutus- ja tõendusväärtust;

3.2. kui kandideerite meile tööle või teenistusse, registreerime kandideerimisavalduse ühes lisadokumentidega dokumendiregistris. Värbamise ja valiku käigus kandidaatidelt kogutud dokumente säilitatakse üks aasta valiku lõppotsuse tegemisest, v.a ametikohale valituks osutunud kandidaadi dokumendid. Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel;

3.3. kui kanname Teie isikuandmed rahvastikuregistrisse;

3.4. kui väljastame rahvastikuregistri andmeid, säilitame päringu tegija taotluse ühes selles sisalduvate isikuandmetega;

3.5. kui sõlmite meiega lepingu, registreerime ja säilitame selle ühes lisadokumentidega dokumendiregistris, kasutame lepingus toodud andmeid lepingu täitmise eesmärgil ja kokkulepitud ulatuses;

3.6. kui osalete avalikel konkurssidel või võistlustel, kasutame Teie isikuandmeid Teie osavõtu registreerimiseks, võidu või preemia väljamaksmiseks ja Teie nõusolekul avaldamiseks valla veebilehel ja/või valla ajalehes;

3.7. kui esitate taotluse toetuse määramiseks, kasutame Teie isikuandmeid taotluse menetlemise ja toetuse määramise või taotluse rahuldamata jätmise otsustamisel.

3.8. Teie algatuse või osaluseta töötleme Teie isikuandmeid ainult seaduses ettenähtud juhul  avaliku ülesande täitmise eesmärgil, sealhulgas õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks, samuti juhtudel, kui see on vajalik inimese eluliste huvide kaitseks.

3.9. Alla 13-aastase isiku andmeid töötleme tema seadusliku esindaja nõusolekul, välja arvatud olukorras, kus isikuandmete töötlemine on hädavajalik lapse huvide kaitse eesmärgil.

3.10. Asja menetlemiseks, kirjale vastamiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

3.11. Eriliiki isikuandmeid töötleme ainult siis, kui see on rangelt vajalik, ning üksnes järgmistel juhtudel:

3.11.1 töötlemise lubatavus on sätestatud õigusaktis;

3.11.2 töötlemine on vajalik andmesubjekti või teise füüsilise isiku eluliste huvide kaitseks või

3.11.3 töödeldakse isikuandmeid, mille andmesubjekt on ise ilmselgelt avalikustanud.

3.12. Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid koostame ja avaldame umbisikuliselt, so andmeteta, mis võimaldaksid isikut tuvastada.

3.13. Põltsamaa valla veebilehe või Facebooki külastamisel me ei kogu ega säilita külastaja andmeid.

3.14. Veebilehe iseteeninduskeskkonnas töötleme Teie isikuandmeid eesmärgiga võimaldada Teil kasutada vastavat e-teenust.

 

4. Füüsilise isiku õigused

Kõikide Teie kohta kogutud isikuandmete töötlemise osas on Teil:

4.1. õigus oma andmetega tutvuda

4.1.1. Igal füüsilisel isikul on õigus saada teavet selle kohta, kas teda käsitlevaid isikuandmeid töödeldakse ja kui töödeldakse, siis õigus nõuda nende väljastamist. Isikuandmeid väljastades peame olema veendunud Teie isikusamasuses.

4.1.2. Teie kohta kogutud andmetega tutvumiseks on vajalik esitada meile teabenõue kas:

suuliselt ühes isikut tõendava dokumendiga või

kirjalikult teabenõudja omakäelise või digiallkirjaga.

4.1.3. Väljastame andmed Teie soovitud viisil esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul. Kui soovitud teabe maht on suur, st selle kogumine on ajamahukas või vajab täiendavat süstematiseerimist, on meil õigus pikendada teabenõude täitmise tähtaega kuni 15 tööpäevani avaliku teabe seaduse §-s 19 sätestatud korras.

4.1.4. Andmete väljastamise eest paberil on meil õigus nõuda tasu alates 21. leheküljest kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest (kui seadusega ei ole ette nähtud riigilõivu teabe väljastamise eest).

4.1.5. Riiklikest registritest, millesse oleme andmeandjana esitanud Teie kohta käivat teavet (Eesti rahvastikuregister, sotsiaalteenuste – ja toetuste andmeregister, majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem) saate oma andmeid kontrollida e-teenuse korras riigiportaali www.eesti.ee (rubriik „Kodanikule") kaudu.

 

4.2. õigus saada teavet oma isikuandmete töötlemise kohta

4.2.1. Teil on õigus teada, mis on Teie andmete kogumise eesmärk, kellele on Teie isikuandmeid teatavaks tehtud või kättesaadavad, kui kaua neid säilitatakse, kus ja mil viisil ning juhul, kui andmeid ei ole kogutud Teilt endalt, siis teave nende avaldamise allika kohta.

4.2.2. Õigust oma andmetega tutvuda ja saada teavet isikute kohta, kellele oleme Teie isikuandmeid edastanud, tohib piirata, kui andmete või teabe väljastamine Teile võib: kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi, takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist, raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses või ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

 

4.3. õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist

Kui avastate, et Teie kohta käivad andmed on ebaõiged või ei vasta tegelikkusele, on Teil õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist või andmete täiendamist. Selleks esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus ühes selgitava põhjendusega ning lisage asjakohased tõendid. Kontrollime Teie avalduses esitatud andmeid ja korraldame vajadusel Teie isikuandmete parandamise, kustutamise või töötlemise oma pädevuse piires. Teie soovitud paranduse õiguspärasuse kontrollimiseks on meil õigus nõuda täiendavaid tõendeid.

 

4.4. õigus nõuda andmete töötlemise piiramist ja lõpetamist

Kui Teie isikuandmete töötlemiseks, avalikustamiseks, teatud eesmärgil kasutamiseks või andmetele juurdepääsu võimaldamiseks ei ole õiguslikku alust, on Teil õigus nõuda andmete kasutamise piiramist, lõpetamist või kustutamist, andmete avalikustamise või andmetele juurdepääsu võimaldamise piiramist või lõpetamist.

Isikuandmete töötlemise piiramiseks või lõpetamiseks esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus, milles palume ära märkida, milliste andmete töötlemise piiramist või lõpetamist Te soovite. Kui Teie taotlus on põhjendatud ja Teie iskuandmete töötlemise lõpetamine on Teie huvides, siis piirame või lõpetame Teie andmete töötlemise viivitamata.

Taotluse võib esitada andmekaitsespetsialistile, asja menetlevale või menetlenud ametnikule või ametiasutuse üldkontaktide kaudu (tel 776 8550, e-post: info@poltsamaa.ee või posti teel Lossi tn 9, Põltsamaa linn, Põltsamaa vald, 48104).

 

4.5. õigus esitada vastuväiteid

Teil on õigus esitada vastuväiteid Teie isikuandmete töötlemise kohta. Selleks esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus, millest nähtuks, milliste andmete või töötlemisviisi kohta vastuväite esitate ühes põhjendusega.

Vastuväite võib esitada andmekaitsespetsialistile, asja menetlevale või menetlenud ametnikule või ametiasutuse üldkontaktide kaudu (tel 776 8550, e-post: info@poltsamaa.ee või posti teel Lossi tn 9, Põltsamaa linn, Põltsamaa vald, 48104).

Vastuväite põhjendatuse hindamise eesmärgil on meil õigus nõuda täiendavaid tõendeid.

 

4.6. õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni ja/või halduskohtu poole

Kui leiate, et Teie isikuandmete töötlemisel rikutakse Teie õigusi ja vabadusi, on Teil õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni või halduskohtu poole seaduses ettenähtud tähtaegadel ja korras.

 

5. Isikuandmete töötlemise rikkumised

5.1. Dokumenteerime kõik isikuandmetega seotud rikkumised, sealhulgas rikkumise asjaolud, mõju ja rakendatud meetmed.

5.2. Teavitame isikuandmete töötlemise nõuete rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni viivituseta, kuid mitte hiljem kui 72 tunni jooksul pärast rikkumisest teada saamist, välja arvatud juhul, kui rikkumine ei kujuta tõenäoliselt ohtu ühegi füüsilise isiku õigustele ja vabadustele.

5.3. Suure ohu korral Teie õigustele ja vabadustele teavitatakse Teid viivitamata, välja arvatud isikuandmete kaitse seaduse § 45 lõikes 3 loetletud juhtudel või kui Andmekaitse Inspektsiooni hinnangul ei ole oht sedavõrd suur, et teavitamine oleks vajalik.

 

6. Isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine

6.1. Teie isikuandmed avalikustame ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest või kui avalikustamine toimub Teie nõusolekul. Teil on õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta.

6.2. Eraisikute kirjad registreeritakse Põltsamaa Vallavalitsuse dokumendiregistris. Dokumendiregistri avalikule osale (kirja saabumise kuupäevale, registrinumbrile ja eraisikust saatja või saaja initsiaalidele) on tagatud juurdepääs igaühele valla kodulehe kaudu. Kirja sisule ja saatja isikuandmetele oleme kehtestanud juurdepääsupiirangu ja neid ei avalikustata Teie nõusolekuta.

 

7. Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele

7.1. Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on üldjuhul juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja ja saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi. Need andmed on isiku eraelu puudutav teave, mida me ei avalda ega edasta kolmandatele isikutele (välja arvatud juhul, kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabele seatakse juurdepääsupiirang juhul, kui see on vajalik dokumendis sisalduva teabe kaitseks avaliku teabe seaduse § 35 sätestatud alusel.

7.2. Juurdepääsupiirangule vaatamata väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms). Väljastatud teabe varustame juurdepääsupiirangu märkega.

7.3. Surnud isiku andmeid väljastame surnud isiku abikaasale, lastele, lastelastele, vanematele, vanavanematele, õele, vennale ja pärijale. Teabenõudja isiku tuvastamise eesmärgil palume esitada ühes isikut tõendava dokumendiga ka sugulussuhet või pärimisõigust tõendava dokumendi, kui need andmed ei ole kättesaadavad avalikest andmekogudest või registritest.

7.4. Kui olete saatnud meile avalduse või edastanud menetlemiseks dokumendi, mille menetlemine ja lahendamine ei kuulu meie pädevusse, edastame selle viivitamata vastavalt pädevust omavale asutusele, teavitades sellest samaaegselt ka Teid.

7.5. Kui teabenõude korras taotletakse Teie isikuandmeid sisaldava dokumendi väljastamist, kaalume teabenõude rahuldamise otsustamisel, kas taotletavat dokumenti on võimalik väljastada muutmata kujul või tuleb seda töödelda nii, et Teie isikuandmeid sisalda teave ei satuks kolmandate isikute valdusse.

7.6. Haldusmenetluse seaduse § 37 lõigete 2 ja 3 alusel võimaldame haldusmenetluse menetlusosalistel tutvuda toimiku ja dokumentidega ainult meie ametiruumides ja ametniku juuresolekul.

7.7. Eriseadustest tulenevalt on meil väärteo kohtuvälise menetleja õigused.  Väärteomenetlust  reguleerib  üksikasjalikult  väärteomenetluse  seadustik  koos kriminaalmenetluse seadustikuga. Menetlusalusele isikule ja tema esindajale tagame õiguse tutvuda väärteoasja materjaliga väärteomenetluse seadustikus ettenähtud korras. Väärteoteate esitajale tagame võimaluse tutvuda väärteomenetluse materjalidega teabenõude korras väärteomenetluse seadustikus sätestatud ulatuses ja arvestades juurdepääsupiiranguid.

 

8. Jälgimisseadmestiku kasutamine

8.1. Turvakaalutlustel on paigaldatud jälgimisseadmestikud (turvakaamerad) Põltsamaa Vallavalitsuse hoonele Lossi tn 9,  Roosisaarele, turutänavale (Kuperjanovi tänaval),  Puurmani teenuskeskuse ümbrusesse. Turvakaamerate asukohtadesse on pandud välja teavitussildid.

8.2. Turvakaameraid kasutatakse õigustatud huvi alusel vara ja isikute kaitseks (IKÜM art 6 lg 1 punkt f alusel), avalikus kohas käitumise üldnõuete järgimise üle riikliku järelevalve teostamiseks ja seadusest tulenevate muude avalike ülesannete täitmiseks. 

8.3. Kaamerapilti reaalajas ei jälgita. Salvestisi kasutatakse vaid korrarikkumiste või turvaintsidentide korral korrarikkuja tuvastamiseks, kahju tekitaja väljaselgitamiseks ja olukorra analüüsimiseks. Salvestisi säilitatakse üldjuhul 30 kalendripäeva pärast salvestamise päeva.

8.4. Juurdepääs videopildile ja salvestistele on Põltsamaa Vallavalitsuse majandusosakonna juhatajal, kes omab selleks vajalikku parooli.

8.5. Salvestisel oleval andmesubjektil on õigus andmetega tutvuda, selleks tuleb esitada kirjalik taotlus Põltsamaa Vallavalitsusele aadressil info@poltsamaa.ee.  Taotlusel peab olema märgitud taotleja nimi, sünniaeg või isikukood, kontaktandmed, põhjus salvestisele juurdepääsuks ning eeldatav ajaperiood, mille kohta salvestisele ligipääsu soovitakse. Salvestisele juurdepääs tagatakse majandusosakonna juhataja juuresolekul isikule, kes soovib enda kohta kogutud andmeid näha (andmesubjekt) või isikutele ja asutustele, kellele seadus sätestab õiguse salvestistele ligipääsuks.

 

9. Fotode ja videote avaldamine

9.1. Valla veebilehel avaldame fotod ja videod, mis on jäädvustatud üldjuhul valla avalikel üritustel.

9.2. Valla sotsiaalmeedia kontodel avaldame fotod ja videod, mis on jäädvustatud üldjuhul valla avalikel üritustel. Muudel tingimustel jäädvustatud materjal avalikustatakse vaid jäädvustatud isiku loal.

9.3. Vallalehes avaldame fotod informeerimise ja avaliku huvi eesmärgil ning vaid pildistatava isiku loal.

9.4. Avalikul üritusel viibijal või avalikus kohas viibijal on õigus avaldada soovi enda mittejäädvustamiseks või käituda viisil, mis tagab tema mittesalvestamise. Sellist soovi ei saa avaldada isikud, kes täidavad üritusel või avalikus kohas avaliku võimu funktsiooni. Kui isik leiab, et valla veebilehel, sotsiaalmeedia kontol või vallalehes avaldatud materjali avalikustamisega on riivatud tema eraelu, on tal õigus pöörduda aadressil info@poltsamaa.ee.

 

10. Andmekaitsespetsialist

Põltsamaa Vallavalitsuses on andmekaitsespetsialistiks määratud vallasekretäri abi Ulvi Pint, telefon: 5883 9110 , e-post: ulvi.pint@poltsamaa.ee

Andmekaitsespetsialisti poole võib inimene pöörduda kõigis küsimustes, mis on seotud selles asutuses või ettevõttes tema isikuandmete töötlemisega. Andmekaitsespetsialist esindab isikuandmete töötlejat suheldes Andmekaitse Inspektsiooniga.