Põltsamaa linnapea
06.märtsi 2002.a.
käskkirjaga nr 21.2-1/47
1.1 Ametikoha nimetus linnasekretär
1.2 Ametisse nimetamine linnapea
1.3 Kellele allub linnapea
1.4 Alluvad sekretär-arhivaar, registripidaja,
koristaja-kütja
1.5 Asendajad õigusnõunik
1.6 Keda asendab sekretär-arhivaar
registripidaja
Linnakantselei juhtimine, linnavalitsuse asjaajamise, õigusaktide ja dokumentatsiooni seaduslikkuse kindlustamine, linnavalitsuse töö järjepidevuse tagamine
3.1 juhib linnakantselei tööd ja korraldab linnakantselei põhimääruses kehtestatud ülesannete täitmist;
3.2 tagab linnavolikogu ja linnavalitsuse õigusaktide ja muu dokumentatsiooni vastavuse nii sisu kui ka vormi poolest Eesti Vabariigi seadusandlike aktide nõuetele ning annab oma arvamuse nende seaduslikkuse kohta;
3.3 korraldab ja kontrollib linnavolikogu ja linnavalitsuse päevakorda planeeritud õigusaktide eelnõude ettevalmistamist;
3.4 annab kaasallkirja linnavalitsuse määrustele ja korraldustele;
3.5 korraldab linnavalitsuse ja linnavolikogu õigusaktide avaldamist ja töö avalikustamist;
3.6 saadab õiguskantslerile linna õigustloovate aktide ärakirjad 10 päeva jooksul nende vastuvõtmisest arvates;
3.7 esindab linna kohtus erivolitusteta;
3.8 hoiab Põltsamaa linna vapipitsatit ja riigivapipitsatit;
3.9 osaleb linnavolikogu ja -valitsuse istungite ettevalmistamisel ja korraldab istungite protokollimist;
3.10 annab linnakantselei sisemise töö korraldamiseks käskkirju;
3.11 teeb ettepanekuid linnakantselei struktuuri ja funktsioonide kohta ning tema alluvuses olevatele teenistujatele preemiate ja lisatasude määramiseks;
3.12 korraldab linnakantselei teenistujatele nende ametijuhendites loetletud ülesannete täitmiseks vajalike tingimuste loomist ja tagamist;
3.13 kontrollib tema alluvuses töötavate teenistujate teenistusülesannete täitmist;
3.14 korraldab linnakantselei teenistujate asendamist nende äraolekul;
3.15 teostab notariaaltoiminguid;
3.16 korraldab valimiste tehnilist ettevalmistamist ja läbiviimist;
3.17 peab linnavalitsuse teenistujate ja linnavalitsuse hallatavate asutuste juhtide personaliarvestust:
3.17.1 koostab linnavalitsuse teenistujate ja linnaasutuste juhtide puhkusegraafikud ja peab puhkusearvestust;
3.17.2 vormistab linnavalitsuse teenistujate ja linnaasutuste juhtide personalialased dokumendid;
3.17.3 täidab ja hoiab ametnike teenistuslehti ja abiteenistujate ning linnaasutuste juhtide isikukaarte;
3.17.4 vormistab ja hoiab teenistujate ning linnaasutuste juhtide tööraamatuid;
3.17.5 vormistab linnavalitsuse teenistujate ja linnaasutuste juhtide lähetusse saatmise käskkirjad;
3.18 korraldab linnavalitsuse arhiividokumentide koostamist ja dokumentide arhiveerimist;
3.19 täidab avaliku teabe nõudeid ja konsulteerib ametnikke avaliku teabe nõuete täitmisel;
3.20 täidab teisi seaduses, linna põhimääruses ja linnavalitsuse töökorras pandud ülesandeid.
Linnasekretär vastutab:
4.1 talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi ja ärisaladuse, teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvate andmete ning muu ainult asutusesiseks kasutamiseks määratud informatsiooni hoidmise eest;
4.2 linnavolikogu ja linnavalitsuse õigusaktide seadustele vastavuse ja õigeaegse avalikustamise eest;
4.3 oma töös tehtud otsustuste ja ettepanekute seaduslikkuse eest;
4.4 vormistatud dokumentide ja esitatud andmete õigsuse ning õigeaegse edastamise eest;
4.5 arhiivi korrasoleku eest;
4.6 linnakantselei rahaliste vahendite sihipärase kasutamise eest;
4.7 asjaajamiseks tema käsutuses olevate dokumentide säilimise ja korrasoleku eest;
4.8 Põltsamaa linna vapipitsati ning riigivapipitsati kasutamise ja säilimise eest;
4.9 avaliku teenistuse eetikakoodeksi järgimise ja linnavalitsuse sisekorraeeskirja täitmise eest.
Linnasekretäril on õigus:
5.1 saada Põltsamaa Linnavalitsuse teenistujatelt, linnavolikogu liikmetelt ja linnaasutustelt vajalikku informatsiooni ja dokumente jms, mis on vajalikud teenistusülesannete täitmiseks;
5.2 teha linnapeale ettepanekuid:
5.2.1 oma pädevusse kuuluvas valdkonnas töö paremaks korraldamiseks ja probleemide lahendamiseks;
5.2.2 kantselei struktuuri, ametikohtade koosseisu ja funktsioonide, teenistustingimuste tagamise vahendite eraldamise ja töökorralduse muutmise osas;
5.2.3 talle alluvate ametnike teenistusse võtmiseks ja teenistusest vabastamiseks, neile töötasu määramiseks, ergutuste ja distsiplinaarkaristuste kohaldamiseks;
5.2.4 talle alluvate ametnike täiendkoolitusele suunamiseks;
5.2.5 teenistusülesannete täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks.
5.3 anda arvamusi ja kooskõlastusi, kokku kutsuda nõupidamisi ning teha ettepanekuid töörühmade moodustamiseks ja asjatundjate kaasamiseks oma pädevusse kuuluvate küsimuste lahendamisel;
5.4 valmistada ette ja esitada linnapeale õigusaktide eelnõusid tema pädevusse kuuluvates küsimustes;
5.5 anda talle alluvatele ametnikele teenistusalaseid korraldusi õigusaktides ja ametijuhendites sätestatud teenistuskohustuste täitmiseks ning seadusega ettenähtud korras ühekordseid teenistusalaseid korraldusi, mille täitmine ei tulene nende teenistuskohustustest, viia läbi iga-aastased vestlused ja katseaja lõpu vestlused talle vahetult alluvate ametnikega;
5.6 osaleda linnavolikogu ja –valitsuse istungitel;
5.7 saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt reaalsetele võimalustele;
5.8 saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid, arvuti- ja kontoritehnikat ning tehnilist abi nende kasutamisel;
5.9 teostada notariaaltoiminguid vastavuses Eesti Vabariigis kehtivale seadusandlusele;
5.10 kasutada Põltsamaa Linnavalitsuse nimetuse ja vapiga visiitkaarti.
6.1 Linnasekretäri ametijuhendit võib muuta üksnes linnasekretäri ja linnapea kokkuleppe alusel, kuid mitte vähem kui kord kahe aasta jooksul.
6.2 Ametijuhend kuulub läbivaatamisele uue linnasekretäri teenistusse võtmisel.
Käesolev ametijuhend on koostatud kahes eksemplaris, millest üks jääb hoiule Põltsamaa Linnavalitsusse ja teine on antud linnasekretärile.